Q&A – offentlig upphandling av entreprenader

På Brick Advokat delar vi med oss av vanliga frågor och svar från kurser som vi håller. Det publiceras som en serie på vår hemsida och på LinkedIn. Följ oss på LinkedIn för att få information om nya delar i serien!

Jenny Kenneberg och Pernilla Rasiwala tar i denna del upp frågor om offentlig upphandling av entreprenadkontrakt.

Vad är det vanligaste misstaget när man lämnar anbud i en entreprenadupphandling?

Svar: Baserat på de ärenden som dyker upp hos oss skulle vi säga att det är brister i referensuppdragen som hamnar på första plats. Det misstaget följs dock tätt av misstaget att inte redogöra för krävda uppgifter av olika slag. Ett tips är att noga läsa igenom både upphandlingsföreskrifterna (AFB) och entreprenadföreskrifterna (AFC/AFD) för att kontrollera alla krav. I vissa mallar för administrativa föreskrifter finns nämligen obligatoriska krav på anbudet placerade även i det sistnämnda avsnittet. Det handlar ofta om krav på uppgifter om entreprenörens organisation eller kvalitets- och miljöledningssystem. Om kraven bara står under koderna i entreprenadföreskrifterna och inte i upphandlingsföreskrifterna är det lätt att missa att uppgifterna ska lämnas i anbudet.

Ska referensuppdragets värde räknas med eller utan ÄTA-arbeten?

Svar: Många gånger uppställer den upphandlande myndigheten ett krav på att referensuppdrag som åberopas ska vara av en viss storlek i monetära termer. En fråga som ofta dyker upp i de fallen är hur referensuppdragets storlek ska beräknas, och dessvärre finns inget entydigt svar. I den bästa av världar hade det alltid framgått av kravet i upphandlingsdokumenten om det är kontraktssumman (utan ÄTA) eller entreprenadsumman (med ÄTA) som avses. Det gör det dock sällan och som anbudslämnare måste man då tolka och bedöma kravet i varje enskilt fall. Det går givetvis att ställa en fråga om detta till upphandlaren under anbudsprocessen, för att få klarlagt vad som gäller. Om tiden för att ställa frågor har löpt ut och det saknas annan vägledning för tolkningen, är det som huvudregel säkrare att välja referensuppdraget där kontraktssumman uppfyller kraven (d.v.s. där kravuppfyllelse inte är beroende av tilläggsarbetena).

Får myndigheten ställa vilka krav som helst på årsomsättning?

Svar: Nej, en upphandlande myndighet får bara ställa upp krav som står i rimlig proportion till det som upphandlas. När det gäller just årsomsättning är det enligt huvudregeln två gånger det uppskattade värdet av upphandlingen som är gränsen.

Myndigheten har i förfrågningsunderlaget ändrat villkoren för ersättning av ÄTA-arbeten till det sämre. Kan vi reservera oss för detta i vårt anbud?

Svar: Nej, i en offentlig upphandling kan ni inte lägga in reservationer eftersom ni då riskerar att bli förkastade. Det är bättre att ställa en skriftlig fråga till myndigheten om hur de har tänkt kring regleringen och om den kan ändras. Alla sådana frågor ska besvaras öppet. Det innebär att även era konkurrenter kommer få upp ögonen för ändringen av standardvillkoren, vilket kan vara bra när det gäller den här typen av frågor. Även om en ändring inte skulle ske har ni nämligen, genom frågan, medvetandegjort alla leverantörer om villkoret.